Contracts and Safeguarding Officer - Ipas : Job Details

1. CONTEXTOIpas Moambique uma organizao no-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moambique desde 2017, com sede em Maputo e escritrios provinciais em Nampula, Zambzia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministrio da Sade actividades que visam expandir o acesso aos servios de sade sexual e reprodutiva, aborto Seguro e VGB atravs da melhoria do ambiente de acesso aos servios, fortalecimento dos sistemas de sade, gerar e disseminar novos conhecimentos e fortalecimento das redes de apoio social para as mulheres e raparigas em idade reprodutiva. 2.OBJECTIVO DA POSIOSob a superviso do(a) Gestor(a) de Operaes, o(a) Oficial de Contratos e Salvaguarda responsvel por assegurar a gesto eficiente e em conformidade dos contratos e subvenes, garantindo a plena observncia das legislaes aplicveis, requisitos regulamentares institucionais e exigncias dos doadores. Este(a) profissional actuar de forma colaborativa com as equipas de operaes, finanas e programas, assegurando que, ao longo de todo o ciclo de vida do financiamento, as prticas estejam alinhadas s polticas de conformidade e aos padres exigidos. O(a) Oficial de Contratos e Salvaguarda desempenhar um papel activo nos processos de elaborao e monitoria de contractos, gesto e avaliao de riscos, aquisio, identificando e negociando com fornecedores e consultores, sempre em conformidade com as polticas do Ipas, SIDA e GACs outros doadores relevantes. Este(a) profissional ser tambm responsvel pela capacitao da equipa, parceiros e demais stakeholders, promovendo treinamentos sobre temas relacionados a contratos, aquisies e salvaguardas.DEVERES E RESPONSABILIDADES Baseado(a) nos escritrios do Ipas Moambique em Maputo, o/a Oficial de Contractos e Salvaguarda ir desenvolver as seguintes tarefas e responsabilidades:Gesto de Contratos e Subvenes

• Assegurar que todos os contratos e acordos de subveno atendam aos padres operacionais e s polticas e regulamentaes do Ipas, bem como de outros doadores e parceiros, sempre que aplicvel.
• Realizar pesquisas, anlises e interpretaes das regulamentaes dos doadores, dos termos e condies dos acordos de subveno, e das polticas internas, aplicando-as na gesto diria dos projectos e actuando como ponto focal para conformidade.
• Acompanhar a execuo dos projectos para garantir que todas as obrigaes sejam cumpridas de acordo com os termos dos acordos de subveno e as polticas vigentes.
• Desenvolver, actualizar e manter o manual de contratos e subvenes do Ipas, alm de ferramentas, modelos, procedimentos operacionais padro (SOPs) e outros documentos de orientao para a gesto de subvenes.
• Minimizar os riscos para a organizao, identificando proactivamente potenciais situaes de risco e propondo solues viveis para garantir a continuidade e a conformidade dos projectos.
• Supervisionar as diligncias devidas (avaliaes pr-concesso) e os processos de monitoramento para garantir que a conformidade com as polticas internas e os regulamentos dos doadores seja rigorosamente mantida.
• Colaborar com a sede e a equipa local no controlo dos sub-beneficirios/subcontratantes, garantindo a conformidade nos processos de pagamento, prestao de contas e cumprimento de regulamentos.
• Auxiliar a equipa do programa na preparao, administrao e encerramento de contratos, acordos de cooperao e subvenes, garantindo que todos os processos estejam de acordo com as diretrizes institucionais.
• Manter e actualizar regularmente o rastreador de subvenes e os requisitos regulamentares de comunicao, incluindo legislao sobre preveno lavagem de capitais, financiamento ao terrorismo, assdio, trfico de pessoas e polticas de salvaguardas.

(Aquisies) Procurement

• Fornecer orientao detalhada sobre os aspectos contratuais das aquisies, incluindo Contratos de Prestao de Servios, Arrendamentos, Acordos e Ordens de Servio, garantindo conformidade com as polticas internas e os requisitos legais.
• Orientar e treinar equipas internas e parceiros sobre o processo de seleco de fornecedores, abordando a documentao necessria e os requisitos especficos, conforme as polticas do Ipas, SIDA, GAC e outros doadores.
• Colaborar com a equipa de Aquisies para resolver questes operacionais, fazendo a interface com as partes interessadas, conforme necessrio, para garantir a execuo eficaz dos processos de aquisio.
• Participar da constituio de comits independentes de avaliao (para fundos que exigem concursos) ou equipas de avaliao para candidaturas espontneas ou adjudicao directa.
• Participar activamente do processo de abertura, avaliao e seleco de propostas, incluindo anlise de oramentos, elaborao de cartas de adjudicao e contratos.
• Fornecer assessoria sobre as melhores ofertas e termos contratuais durante a seleco de fornecedores e negociaes com subcontratantes.

Capacitao e Treinamento

• Prestar apoio contnuo capacitao de parceiros e equipas do projecto, garantindo que atendam aos requisitos dos doadores e promovendo a capacitao interna e das organizaes locais, para garantir uma gesto eficaz das subvenes e elaborao de relatrios em conformidade.
• Facilitar actividades de formao com foco em procedimentos e mecanismos de reporte financeiro, assegurando que todas as partes envolvidas estejam preparadas para cumprir os requisitos exigidos.
• Capacitar as equipas da sede e dos escritrios locais sobre as polticas de aquisies e subvenes do Ipas, garantindo que os participantes adquiram a habilidade de aplicar essas polticas de forma autnoma e eficaz.
• Orientar e conduzir treinamentos especializados sobre subcontratao e compliance para garantir que todas as partes, internas e externas, compreendam e cumpram as normas e regulamentos relacionados execuo de contratos e subvenes.

Mobilizao de Recursos e Parcerias

• Fornecer orientao geral equipa de mobilizao de recursos e parcerias do Ipas sobre questes contratuais e garantir a conformidade nos processos de subcontratao e execuo de subvenes.
• Participar nas discusses estratgicas para novos negcios, incluindo a identificao e anlise de riscos contratuais e a elaborao de matrizes de conformidade para informar a equipa de mobilizao de recursos sobre quaisquer termos especiais ou condies contratuais.
• Fornecer orientao na seleco de tipos de subcontratos e negociao de termos e condies com subcontratantes, garantindo que os processos sejam transparentes e em conformidade com as polticas de financiamento.
• Dar suporte nas negociaes de oramentos e na anlise de propostas de custos, garantindo que as melhores prticas e exigncias dos doadores sejam seguidas.

Comunicaes & Representao

• Participar em reunies e processos de negociao com fornecedores, consultores, parceiros, funcionrios do governo e doadores, representando o Ipas nas questes relacionadas a contratos, aquisies e subvenes.
• Representar o Ipas em negociaes contratuais com fornecedores e subcontratantes, garantindo que as decises estejam alinhadas s polticas da organizao e aos requisitos dos doadores.

Requisitos de posioEducao

• Grau universitrio concludo, de preferncia em Direito, Auditoria, Gesto de Empresas ou Contabilidade.
• Certificao em Direito Comercial, Fiscalidade, Controle Interno ou rea relacionada.
• Certificao em Polticas de Salvaguarda.

Experincia

• Mnimo de 3 anos de experincia em gesto de contratos e administrao de subvenes.
• Experincia comprovada na gesto de projectos em organizaes de cooperao internacional e/ou humanitrias, com domnio das regulamentaes de doadores como SIDA e GAC.
• Experincia em capacitar organizaes locais e equipas em conformidade com regulamentos e directrizes dos doadores e contexto legal em Moambique.

Qualificaes Preferenciais

• Energtico(a), independente, auto-motivado(a);
• Bons conhecimentos na aplicao do Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Capaz de manter o sigilo necessrio ao desempenho da actividade requerida;
• Ser assduo(a), pontual e dedicado(a) ao seu trabalho;
• Facilidade de comunicao e adaptao em ambientes diversos de trabalho.

Ambiente de trabalho:

• Disponibilidade para viagens, at 30% do tempo, a nvel nacional (e, ocasionalmente, a nvel regional ou global, se aplicvel).

CANDIDATURAOs interessados devem submeter as propostas em documentos separados ou nicos, em formato PDF, at ao dia 30 de Janeiro de 2025 s 17:59h, na plataforma de candidatura online.Documentos a apresentar:

• Carta de manifestao de interesse;
• Curriculum Vitae;
• Certificados de habilitaes literrias.

Apenas os(as) candidatos(as) pr-selecionados(as) sero contactados(as).NOTAO IPAS est fortemente empenhado em proporcionar um ambiente de trabalho livre de todas as formas de assdio, discriminao e desigualdade. Recrutamos, empregamos, treinamos, promovemos e compensamos o nosso pessoal independentemente de raa, idade, sexo, religio, origem nacional, cor, credo, ancestralidade, cidadania, estado civil, estatuto de veterano, servio militar, deficincia, informao gentica, identidade de gnero, expresso de gnero, estado transgnero, orientao sexual, ou qualquer outra caracterstica pessoal protegida por lei ou delineada pela poltica de Ipas.Ipas is strongly committed to providing a work environment that is free from all forms of harassment, discrimination, and inequity. We recruit, employ, train, promote, and compensate our personnel without regard to race, age, sex, religion, national origin, color, creed, ancestry, citizenship, caste, ethnicity, regional identity, tribal identity, marital status, veteran status, disability, genetic information, gender identity, transgender status, sexual orientation, or any other personal characteristic protected by law or outlined by Ipas policy. Ipas acknowledges that these personal characteristics may differ in different contexts.