TECNICO OPERACIONAL DE ESCRITORIO - Naurexinternational : Job Details

DIMENSÃO DO POSTOHumanas: Relação permanente com todos os colaboradores da filial, principalmente com os diferentes secretariados da filial, prestadores, supervisores de trabalho, permanentes e as outras entidades transversas.

Gestão: Acções de preparação de chegadas/saídas dos colaboradores da TEPA, de modo a ser mais eficiente o processo de acolhimento/mudança. Actualização das Matrizes de Ocupação. Seguimento e promoção da manutenção preventiva, correctiva e evolutiva. Acompanhamento dos progressos gerais dos trabalhos a serem realizados no perímetro. Seguimento das acções Synergi no perímetro de actividade.Regime de trabalho: 44 horas semanaisHorário de Trabalho: De Segunda a Sexta Feira: DAS 08H00 às 17h00; Sábado: Das 08H00 às 12H00.Responsabilidade HSE:Respeitar e assegurar a promoção do referencial HSA do Grupo no seu domínio de actividade e responsabilidade; Promover e assegurar as boas práticas referentes ao respeito ao meio ambiente em conformidade com a certificação ISO 14001; Garantir o cumprimento dos regulamentos e a segurança dos bens e das pessoas nas instalações; Usar a ferramenta Synergi para monitorar os planos de acção de HSA.

ACTIVIDADESApoiar o Técnico de Gestão de Escritório, para boa execução de movimentos (chegadas, saídas e mudanças);Participar e estar inteirado do plano de ocupação das entidades;Contactar com os novos colaboradores para preparação e planeamento das chegadas, partidas e mudanças;Apoiar na coordenação de acções entre as várias áreas envolvidas nas operações de movimento de colaboradores (EXP/ SIT/TELECOM/ MOBILIÁRIO);Manter e actualizar os registos para recepções de recém-chegados;Executar visitas de pré-afectação de escritórios;Apoiar na atualização mensal do Plano de Ocupação dos Escritórios, chegadas/partidas/movimentos e renovação de escritórios;Seguimento das avarias/pedidos, apresentados junto do Call Center #70. Actualizar o mapa de pedidos (Kimoce), semanalmente;Manter uma relação estreita com os permanentes ao serviço no seu perímetro, para resolução eficiente dos problemas;Apoiar na elaboração, planeamento e organização dos mapas de controlo de gestão do seu perímetro;Seguimento e actualização do Vigiclê, em coordenação com o Serviço de Métodos;Seguir as necessidades de saneamento (limpeza de fossas, desinfestações, recolha do lixo, etc.) de modo a garantir que os serviços transversais estejam a providenciar um préstimo eficaz, no seu perímetro;Acompanhar os progressos gerais dos trabalhos no seu perímetro, articulando, com o PJO, LOG, MNT e outras áreas transversas;Apoiar a área de mobiliário de escritórios na actualização das necessidades de mobiliário do seu perímetro;Coordenação eficaz com a área de mobiliário sobre o padrão de mobiliário e electrodomésticos, a manter ou desenvolver;Assegurar a formalização da recepção dos trabalhos relativos ao seu perímetro, em termos de qualidade, prazos e reservas;Efectuar visitas regulares para promover a manutenção preventiva, correctiva e evolutiva;Apoiar nos processos de vistorias e seguimento das necessidades HSE do site, em coordenação com o HSE/SG;Relação eficaz com as outras entidades, de modo a prever necessidades;Seguir junto das entidades um aproveitamento eficiente dos espaços no seu perímetro;Apoiar o coordenador da área de Gestão de escritórios na criação de procedimentos, check lists, tabelas de gestão de serviços e difusão de informação.

CONTEXTO E AMBIENTEDesenvolvimento da actividade da filial: entidade dinâmica com significativos movimentos entre postos, chegadas e partidas; Prazos importantes de aprovisionamento de materiais, moveis e equipamentos diversos.

FINALIDADESParticipar na boa coordenação com os RH da filial e as diferentes entidades da Divisão, a fim de garantir o melhor acolhimento dos trabalhadores nas chegadas, partidas e mudanças de posto;Seguimento diário da manutenção preventiva e correctiva;Escuta permanente e disponível para com os colaboradores para os orientar relativamente a problemas ligados à manutenção de escritórios (avarias, necessidades de mobiliário, mudanças, entre outros);Garantir diariamente uma eficaz gestão de exploração do escritório.

PERFIL REQUIRIDOEnsino Médio;Grande disponibilidade para trabalhar aos fins de semana e feriados sempre que necessário;Domínio das ferramentas informáticas (acompanhamento de projectos em particular);Pessoa organizada, reactiva, disponível, de espírito aberto e voluntário;Excelente relacionamento interpessoal, boa expressão/comunicação escrita e oral;Ser um bom profissional, ter uma atitude cortês, capacidade de trabalhar interagindo positivamente com os colaboradores;Capacidade de funcionar de forma independente e de forma enérgica dentro de um ambiente de equipa;Habilidades de gerir o tempo e capacidade de gerir multitarefas;Discreta (respeito pela confidencialidade obrigatória);Capacidades de mediação e negociação.